Untuk penggunaan Cloud yang ramah lingkungan dan tidak perlu server. Aksesnyapun sangat mudah biasanya hanya bermodalkan email dan password yang telah dibuat.
Meski cloud memiliki penyimpanan yang entah dimana dan orang awam tidak mengetahui. Teknologi ini sangat berguna untuk urusan bisnis dan pribadi.
Namun penyimpanan cloud ini benar adanya. Berbentuk ruangan besar kadang berbentuk gudang. Berisikan ribuan server yang memiliki ciri khas sendiri. Seperti chip yang memiliki berbagai macam bentuk .
Jika cloud ditanyakan aman untuk dari pencurian orang luar jawabannya adalah tentu saja aman. Dengan pengaman yang dapat di setting, cloud menjadi pilihan beberapa perusahaan yang ingin memakai sistem namun tidak ingin membeli server.
Keuntungan ini sering dimanfaatkan baik untuk penggunaan pribadi atau perusahaan. Cara pemakaiannya pun mudah yaitu membuat email terlebih dahulu, lalu drive dapat digunakan.
Yang tidak kalah penting adalah memiliki sistem yang bersifat privat untuk mencegah pencurian dari orang luar ini. Double protection ini sangat disarankan untuk anda yang sering menggunakan cloud sebagai penyimpanan file penting.
Biasanya cloud digunakan oleh perusahaan yang baru memulai bisnis namun tidak menutup kemungkinan juga dapat digunakan oleh perusahaan besar.
Penyimpanan cloud juga tidak terbatas waktu pagi, siang dan malam dapat di akses dengan menggunakan internet. Namun internet yang dibutuhkan tidak sedikit bila ingin mengupload data ke drive.
Mengatur file di cloud juga cepat dan mudah digunakan. Dari yang digunakan untuk portofolio, dokumen skripsi, berbagi file semuanya dilakukan hanya dengan berbagi link dan dokumen tersebut dapat diakses.
Pilihlah sistem yang sudah memiliki double protection dengan begini anda tidak perlu repot mengaturnya. Dan ada beberapa sistem yang terkenal dengan keamannya anda harus lebih teliti lagi dalam pemilihan sistem yang anda pakai.
Namun pemakai cloud tidak selamanya dapat melindungi sistem anda dengan ketat. Celah keamanan ini dapat akumulasikan 20% dari luar dan 80% dari dalam. Seperti bank yang memiliki keamanan brankas yang cukup aman kecuali orang dalamnya yang membantu membukakan brankas tersebut.
Kerahasiaan dokumen ini memang harus berhati-hati dalam penyimpanannya. Batasi orang yang mengakses semua file atau atur yang hanya melihat semua dokumen hanyalah owner. HRD yang mengatur gaji hanya bisa melihat daftar hadir karyawan dan menghitung perhari karyawan. Sales hanya dapat mengatur penjualan atau pembelian. Finance yang hanya mengatur invoice dan kegiatan finance lainnya. Semua ini bisa di atur dengan sesuka hati dan hanya dapat dilihat sesuai divisinya.
Sistem seperti ini memang belum banyak ditemukan tapi sudah beberapa perusahaan software yang memiliki teknologi ini.
Berikan kontrak tentang kerahasiaan dokumen, tanda tangan di atas materai, dan denda sebesar-besarnya. Jika sudah mengenai denda atau mendapatkan ganjaran bila merugikan perusahaan ini dapat dilakukan. Cara ini cukup efektif jika perusahaan anda memang cukup teliti dalam soal kerahasiaan dokumen.
