Tangerang, 23 Oktober  2026 — Dalam industri manufaktur, perubahan desain produk merupakan hal yang wajar. Perusahaan mungkin perlu mengganti material, menyesuaikan ukuran, atau memperbarui spesifikasi untuk meningkatkan kualitas produk maupun memenuhi kebutuhan pelanggan.

Namun, perubahan desain tidak cukup hanya dilakukan pada gambar atau dokumen teknis. Daftar komponen, kebutuhan bahan baku, dan instruksi produksi juga perlu diperiksa agar sesuai dengan perubahan yang telah disetujui.

Jika perubahan langsung diterapkan tanpa proses pemeriksaan yang jelas, bagian produksi berisiko menggunakan komponen berdasarkan spesifikasi lama. Akibatnya, perusahaan dapat menghadapi pengerjaan ulang, pemborosan material, penumpukan stok komponen yang tidak lagi digunakan, hingga keterlambatan penyelesaian pesanan.

Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa setiap perubahan desain melalui proses persetujuan, memiliki acuan spesifikasi yang jelas, dan diterapkan pada pesanan produksi yang tepat.

Mengapa Perubahan Desain Produk Bisa Menimbulkan Masalah dalam Produksi?

Perubahan desain dapat melibatkan beberapa bagian perusahaan, mulai dari tim engineering, purchasing, gudang, hingga produksi. Setiap bagian membutuhkan informasi yang sesuai agar pekerjaan dapat berjalan berdasarkan spesifikasi yang berlaku.

Masalah muncul ketika perubahan hanya diketahui oleh sebagian tim atau data produksi belum diperbarui sesuai hasil persetujuan. Kondisi ini dapat menimbulkan beberapa risiko.

1. Produksi masih menggunakan komponen lama

Ketika spesifikasi produk berubah, daftar bahan dan komponen yang digunakan mungkin perlu disesuaikan. Jika tim produksi masih mengacu pada daftar komponen sebelumnya, operator berpotensi menggunakan material yang tidak lagi sesuai dengan desain yang telah disetujui.

2. Pembelian bahan baku tidak sesuai kebutuhan

Perubahan desain dapat mempengaruhi jenis dan jumlah material yang dibutuhkan. Jika bagian purchasing masih menggunakan informasi lama, perusahaan berisiko membeli komponen yang tidak lagi diperlukan atau justru kekurangan material untuk desain terbaru.

3. Terjadi pemborosan material dan biaya

Komponen yang sudah dibeli atau dikeluarkan untuk produksi berdasarkan spesifikasi lama mungkin perlu dipisahkan, diganti, atau dialihkan penggunaannya. Jika tidak ditangani dengan tepat, perusahaan dapat menanggung biaya tambahan dan memiliki persediaan yang sulit dimanfaatkan.

4. Jadwal produksi berpotensi terganggu

Jika ketidaksesuaian baru diketahui ketika produksi berlangsung, perusahaan mungkin perlu menghentikan pekerjaan sementara untuk memeriksa spesifikasi, mengevaluasi material, dan menentukan tindakan selanjutnya. Hal ini dapat memengaruhi jadwal produksi maupun pengiriman.

Bagaimana Memastikan Komponen Produksi Mengikuti Desain Terbaru?

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan perlu menetapkan proses pengendalian perubahan desain yang mencakup persetujuan, pembaruan data produksi, dan evaluasi terhadap pesanan yang terdampak.

Berikut beberapa langkah yang dapat diterapkan.

1. Pastikan Perubahan Desain Mendapat Persetujuan

Sebelum perubahan desain diterapkan, perusahaan perlu memastikan bahwa perubahan tersebut telah diperiksa dan disetujui oleh pihak yang berwenang.

Dalam proses manufaktur, pengendalian perubahan dapat menggunakan mekanisme seperti Engineering Change Request (ECR) untuk mengajukan perubahan dan Engineering Change Order (ECO) untuk mendokumentasikan perubahan yang telah disetujui dan akan diterapkan. Istilah serta alurnya dapat berbeda di setiap perusahaan.

Sebagai contoh, ketika sebuah produk akan menggunakan material pengganti, tim engineering perlu mengevaluasi kesesuaian teknisnya. Jika perubahan mempengaruhi biaya, ketersediaan material, atau jadwal produksi, bagian purchasing, gudang, dan produksi juga perlu dilibatkan sesuai kebutuhan.

Perusahaan perlu menetapkan siapa yang berwenang menyetujui perubahan dan kapan perubahan tersebut mulai berlaku. Dengan demikian, tim produksi tidak langsung menggunakan spesifikasi baru hanya karena dokumennya telah diperbarui.

2. Kendalikan Versi Bill of Materials (BOM)

Bill of Materials (BOM) merupakan daftar bahan baku, komponen, dan kuantitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan suatu produk. Ketika desain berubah, perusahaan perlu mengevaluasi apakah perubahan tersebut memengaruhi isi BOM.

Namun, memperbarui BOM saja belum cukup. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa tim terkait mengetahui versi mana yang telah disetujui dan versi mana yang berlaku untuk setiap pesanan produksi.

Sebagai contoh, produk yang sebelumnya menggunakan baut tipe A akan beralih ke baut tipe B setelah perubahan desain disetujui. Pesanan yang dijadwalkan setelah tanggal efektif perubahan mungkin perlu menggunakan baut tipe B, sedangkan pesanan sebelumnya dapat tetap menggunakan baut tipe A jika masih diizinkan oleh ketentuan teknis dan keputusan perusahaan.

Karena itu, informasi mengenai revisi spesifikasi, tanggal efektif, dan pesanan yang terdampak perlu dicatat secara jelas. Pengendalian ini membantu mencegah penggunaan BOM yang berbeda tanpa acuan yang pasti.

3. Evaluasi Production Order yang Sedang Berjalan

Perubahan desain tidak selalu berarti semua production order atau perintah produksi harus langsung mengikuti komponen terbaru. Dampaknya bergantung pada tanggal efektif perubahan, status pesanan, kebutuhan teknis, serta keputusan yang telah disetujui perusahaan.

Sebelum menerapkan perubahan, perusahaan perlu mengidentifikasi perintah produksi yang sudah dirilis atau sedang berjalan. Selanjutnya, tim terkait dapat menentukan apakah pesanan tersebut tetap menggunakan spesifikasi lama, perlu disesuaikan, atau harus dihentikan sementara untuk evaluasi.

Perusahaan juga perlu memeriksa material yang sudah dikeluarkan untuk pesanan tersebut. Jika material lama tidak lagi sesuai, tim perlu menentukan apakah material dapat dikembalikan ke persediaan, dipindahkan untuk kebutuhan lain, atau harus dipisahkan sambil menunggu keputusan.

Langkah ini penting agar pembaruan desain tidak menyebabkan ketidaksesuaian antara komponen yang direncanakan, material yang sudah digunakan, dan hasil produksi yang sedang dikerjakan.

4. Evaluasi Stok Komponen dari Desain Lama

Ketika komponen diganti, perusahaan mungkin masih memiliki persediaan material berdasarkan desain sebelumnya. Persediaan ini perlu dievaluasi agar perubahan desain tidak menimbulkan penumpukan stok yang tidak terpakai.

Ada beberapa alternatif penanganan yang dapat dipertimbangkan:

• Tetap digunakan: komponen lama masih dapat digunakan untuk pesanan atau produk lain yang spesifikasinya sesuai dan penggunaannya masih diizinkan.
• Dikembalikan ke supplier: opsi ini dapat dipertimbangkan jika supplier menyetujui pengembalian berdasarkan ketentuan pembelian.
• Dialihkan untuk kebutuhan lain: material dapat digunakan untuk produk lain apabila kompatibilitas teknis dan persyaratan kualitasnya telah dipastikan.
• Ditetapkan sebagai obsolete stock: jika material tidak lagi dapat digunakan secara wajar, perusahaan perlu memisahkannya dan mengevaluasi dampaknya terhadap nilai persediaan serta perlakuan akuntansinya.

Keputusan tersebut sebaiknya melibatkan engineering, gudang, purchasing, dan keuangan sesuai tanggung jawab masing-masing. Dengan begitu, perusahaan dapat mengetahui jumlah stok yang terdampak, menentukan tindakan yang tepat, dan mengurangi risiko kerugian akibat komponen yang tidak lagi terpakai.

Bagaimana SAP Business One Membantu Pengelolaan Komponen Produksi?

Ketika perubahan desain terjadi berulang kali, perusahaan membutuhkan data produksi dan persediaan yang terstruktur agar kebutuhan material dapat dievaluasi sebelum perubahan diterapkan.

SAP Business One menyediakan fitur yang mendukung pengelolaan proses manufaktur, seperti Bill of Materials (BOM), perintah produksi, persediaan, dan Material Requirements Planning (MRP). Fitur-fitur tersebut dapat membantu perusahaan mengelola informasi komponen dan mengevaluasi dampak perubahan terhadap kebutuhan produksi.

Berikut beberapa dukungan yang dapat dimanfaatkan.

1. Mengelola Struktur Komponen melalui BOM

SAP Business One memungkinkan perusahaan mendefinisikan bahan dan komponen yang diperlukan untuk menghasilkan suatu produk melalui BOM.

Ketika desain berubah, perusahaan dapat meninjau dan memperbarui struktur komponen sesuai kebutuhan. Namun, perusahaan tetap perlu menetapkan prosedur persetujuan, pencatatan revisi, dan penentuan tanggal efektif agar tim menggunakan data yang sesuai.

Pengelolaan revisi BOM secara formal tidak boleh diasumsikan otomatis tersedia secara lengkap sebagai fitur standar. Kebutuhan pengendalian versi dan persetujuan perubahan perlu dievaluasi berdasarkan konfigurasi sistem serta prosedur yang diterapkan perusahaan.

2. Mengevaluasi Kebutuhan Material melalui MRP

Fitur Material Requirements Planning (MRP) dapat membantu perusahaan menghitung kebutuhan material berdasarkan data perencanaan, permintaan, persediaan, dan parameter yang digunakan.

Ketika perubahan desain memengaruhi BOM, perusahaan dapat memperbarui data yang relevan dan menjalankan perencanaan kembali untuk mengevaluasi kebutuhan material. Hasilnya dapat membantu bagian purchasing dan produksi mengidentifikasi kebutuhan komponen untuk rencana produksi berikutnya.

Ketepatan hasil perencanaan tetap bergantung pada kualitas data, parameter perencanaan, dan pembaruan informasi yang dilakukan perusahaan.

3. Memantau dan Mengevaluasi Production Order

Perintah produksi di SAP Business One membantu perusahaan mengelola pelaksanaan produksi berdasarkan produk dan kebutuhan komponen yang ditentukan.

Ketika perubahan desain terjadi, perusahaan perlu meninjau perintah produksi yang sedang berjalan untuk menentukan tindakan yang sesuai. Pemeriksaan juga perlu mencakup status pesanan, komponen yang telah dikeluarkan, serta material yang masih dibutuhkan.

Perusahaan tidak boleh mengasumsikan bahwa perubahan BOM otomatis memperbarui seluruh perintah produksi yang sudah berjalan. Penyesuaian perlu dilakukan sesuai kemampuan sistem, status dokumen, dan prosedur operasional yang berlaku.

4. Mendukung Evaluasi Persediaan Material

Data persediaan dalam SAP Business One dapat membantu perusahaan memeriksa ketersediaan dan jumlah komponen yang masih tersimpan.

Informasi tersebut dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi material lama yang terdampak perubahan desain. Perusahaan kemudian dapat menentukan apakah material masih dapat digunakan, dialihkan, dikembalikan kepada supplier, atau perlu ditangani sebagai persediaan yang tidak lagi digunakan.

Keputusan mengenai status material dan perlakuan nilai persediaan tetap membutuhkan evaluasi bisnis, teknis, serta akuntansi. Sistem membantu menyediakan data pendukung, sedangkan kebijakan penanganannya perlu ditetapkan oleh perusahaan.

Pastikan Perubahan Desain Diikuti Data Produksi yang Tepat

Perubahan desain produk tidak berhenti pada pembaruan gambar atau spesifikasi teknis. Perusahaan juga perlu memastikan bahwa proses persetujuan, revisi BOM, perintah produksi, dan persediaan komponen telah dievaluasi sebelum perubahan diterapkan.

Dengan memanfaatkan fitur BOM, MRP, perintah produksi, dan pengelolaan persediaan di SAP Business One, perusahaan dapat mendukung pengelolaan data produksi yang lebih terstruktur. Penerapannya tetap perlu disertai prosedur pengendalian perubahan yang jelas agar setiap pembaruan dilakukan berdasarkan persetujuan dan tanggal efektif yang tepat.

Ingin mengetahui bagaimana SAP Business One dapat mendukung pengelolaan komponen dan perencanaan produksi di perusahaan Anda? Konsultasikan kebutuhan bisnis Anda bersama tim BeOne Solution untuk mengevaluasi solusi yang sesuai dengan proses manufaktur perusahaan.